Zaman Yönetimi Tekniklerinin En Güçlüsü
Alice Harikalar Diyarı’nda da söylendiği gibi nereye varmak istediğini bilmeyen biri için hangi yoldan gidileceğinin hiçbir önemi yok.
Günün, haftanın, ayın ve yılın sonunda nereye varmak istediğini planlamak da iyi bir zaman yönetiminden geçiyor.
Klasik günlük görev listesi neden işe yaramıyor?
Günlük görevlerini yazan insanlar o görevleri yazıp sonrasında önceliklendiriyorlar. Bunu yaptım, sıradaki ne, sıradaki ne diyerek günlerini geçiriyorlar. Bu bakış açısının yanında Cal Newport’a göre, güne satranç tahtası olarak bakmak çok daha iyi olabilir.
3’te bunu yapacağım, 5’te bu işle meşgul olacağım demek, önceliklendirip sırayla yapmak değil. Aslında burada yaptığı biraz daha zamana bölmek ve kendine biraz daha zaman ayırmak.
Konuyu biraz dağıtmak pahasına, Newport hakkında şunları söylemeliyim:
Günlük, haftalık ve çeyreklik planlar yapıyor. Çeyreklik planlar yapması onun büyük resmi görmesini sağlıyor ve gitmek istediği alana daha rahat ilerlemesini sağlıyor.
Sorular ise şöyle:
- Bir çeyrekte neyi yapmak istiyorsun?
- Bu çeyreklik plana ulaşmak için bu hafta ne yapmalısın?
- Bu hafta yapman gerekenleri tamamlayabilmek için bugün ne yapmalısın?
Tabii bunu yaparken de bir yarış atı gibi hareket etmemek gerekiyor.
Bu saatlerde çok yoğunum, bu saatlerde boşum diye düşünebilirsiniz. Daha anlamlı hale getirebilmek için de görevler arasında oynamalar yapabiliriz.
Time Block
Newport tüm bu zaman yönetimi teknikleri arasında “Time Block” sistemini kullanıyor.
Bu konu için bir de defter çıkarmış. Amazon’da satıyor. Bilgisayarı olabildiğince işe dahil etmemeye çalışıyor.
Defteri almaya gerek yok, kendimiz de yapabiliriz. Bu konuyu YouTube kanalımdaki bir videoda anlattım. Dilerseniz aşağıdan videoyu izleyebilir veya videoyu atlayıp yazının devamını okuyabilirsiniz.
Defterin sağ tarafındaki ilk kolana zamanları yazıyor ve o gün yapacağı şeyleri o alanda sıralıyor. O saatler aralığında sadece o yapacağı şeylere odaklanıyor ve bu alanları dikdörtgen şeklinde çiziyor. Bunu yaparken aklının karışık olduğu veya detaylandırması gereken konuları da gününün bir bölümüne ekliyor ki sonraki günleri planlarken sorun yaşamasın.
Her görev satranç tahtasındaki bir taşı temsil ediyor gibi düşünebilirsiniz ve etrafta olabilecek en iyi şekilde değiştirebilirsiniz.
Bu ek görevleri de saydaki üçüncü kolona ekliyor ve onları da listeliyor.
Her göreve bir zaman aralığı atadığınız için dağıtıcıları da uzak tutma eğiliminde oluyorsunuz. Örneğin teziniz için atacağınız email için 45 dakika ayırdıysanız bu süre sizi sosyal medyada gezmekten de alıkoyabilir.
Time-block ile gününüzü planlarsanız yapılacak bir şeyin süresi konusunda da kendinize karşı dürüst olabilirsiniz. Önceden detaylarıyla düşündüğünüz bir görevin ne kadar sürede yapılacağını az çok biliyorsunuz.
Eğer buna bir zaman aralığı ayırmazsanız, dikkat dağıtıcı tüm aktivitelerle birlikte 2 saatlik bir işi bir güne de yayabilirsiniz.
Bir insandan çalınacak en değerli şeylerden biri de zaman olduğuna göre, kendi zamanınızı beyin hormanlarınızı araştırarak sizi daha bağımlı yapmaya çalışan sosyal medya hesaplarına ayırmak pek de iyi bir yol değil.
Görevleri ilk kolona yazdığını söylemiştim. Olası bir aksaklık durumunda ikinci kolon devreye giriyor. Örneğin toplantılara ayırdığınız vakit biraz uzun sürdüyse hemen sağ kolona geçip yeni bir dikdörtgen ile oradaki problemi çözüyoruz.
Satranç da işte tam da burada devreye giriyor. Toplantı kaydı, ondan sonraki şey de ve ondan sonraki şey de kaymış oldu. Peki kalan zamanda aynı sırayla devam etmek mantıklı mı? Hemen öncelikler değiştiriliyor ve kalan görevler en optimum olabilecek şekilde ekleniyor.
Sayfanın sol tarafı ise Görevler ve Fikirler olarak ikiye bölünüyor ve adından da anlaşılacağı üzere o günün görevleri ve fikirleri bu alana yazılıyor. Cal Newport, yemek almak gibi görevleri buraya yazabileceğinizi söylüyor.
Sol taraftaki belki de en önemli alan Daily Metrics yani günlük sayıların yazıldığı alan. Kaç saat pürdikkat çalıştın, kaç saat işine ayırdın, ne kadar zamanı neye harcadın gibi. Buraya attığınız adım sayısını saymak istiyorsanız onu bile yapabilirsiniz.
Günün sonunda oturup deftere baktığınızda o gün yapmanız gerekenleri, o şeyleri yaparken harcadığınız vakti, kazanabileceğiniz zamanları ve sizi istediğiniz yere götürecek o adımları atarken hangi sayıları kullandığınızı görebileceksiniz.
Sayfaya bir de işlem tamam butonu gibi bir alan eklediğinizde tam olarak Cal Newport’un planlayıcısı oluyor. O gün yapmanız gerekenleri yaptıysanız işaretlemeniz yeterli.
Kişisel zamanınızı değerli kullanmak çok değerli. Zamanınızı neye harcıyorsanız onu yaparkenki ruh halinize dönüşüyorsunuz.
